Cómo certificar ISO 9001 en 7 pasos

Como certificar ISO en 7 pasos

Importancia de ISO 9001 en el mundo

ISO 9001:2105 es una norma (desarrollada por el International Organization for Standardization) que establece los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad.

Esto, ayuda a las organizaciones a ser mas efectivas y mejorar el grado de satisfacción de sus Clientes.

En este post, te contaremos como certificar ISO 9001 en 7 pasos

Empecemos..

La cantidad de organizaciones certificadas a nivel mundial bajo ISO 9001 ha ido incrementando (con sus vaivenes) durante el correr de los años. Las cifras oficiales, son de por sí bastante impresionantes:

 

Normas Total de certificados válidos
ISO 9001:2015 878.664
ISO 14001:2015 307.059
ISO IEC 27001:2013 31.910
ISO 22000:2005 y 2018 32.120
ISO 45001:2018 11.952
ISO 13485:2003 y 2016 19.472
ISO 50001:2011 18.059
ISO 20000-1:2011 5.327
ISO 22301:2012 1.506
ISO 28000:2007 617
ISO 39001:2012 547
ISO 37001:2016 389

*Según datos oficiales de ISO.org (estadística año 2018)

Es de notar que aún ISO 9001 es -y por lejos- la normas más certificada a nivel global. Todo esto a pesar de que otros sistemas de gestión (por ejemplo: ISO 14001) tienen una tasa de certificación mayor, pero esto es algo que veremos más adelante. 

Porcentaje de certificados por país

China
33.3%
Italia
9.9%
Alemania
5.4%
Japón
3.9%
India
3.6%
España
3.3%
Reino Unido
3%
Estados Unidos
2.5%
Francia
2.4%

Los números son bastante claros (y un tanto controvertidos por la diferencia de porcentajes): los países más industrializados y con economías más poderosas son aquellos que cuentan con mayor número de certificaciones.

7 pasos para certificar ISO 9001

Paso 1) Comprometerse con el proyecto de certificación

Bien, tal vez parezca una obviedad comentar que a la hora de encarar un proyecto de cierto grado de dificultad, el compromiso necesario para lograrlo no es negociable, pero la realidad – y nuestra propia experiencia- nos dicta lo contrario.

Implementar y certificar ISO 9001 implica diseñar, desarrollar e implementar un plan (nota: cuando un plan de trabajo tiene un Alcance, Recursos y Plazo definido, se llama Proyecto). Este plan de trabajo generará ciertos cambios en la forma de trabajar habitualmente dentro de la Organización y los cambios implican, en muchas ocasiones, una gran resistencia en las personas que componen la empresa.

La resistencia es totalmente normal, pero se necesita del compromiso de la Dirección para vencerla.

A su vez, la normas ISO 9001 ha recibido varios upgrades a lo largo de su historia, para adaptar la misma al contexto global, pero el compromiso de la Dirección necesario para el logro de los objetivos siempre a estado presente (y cada vez más) en cada una de sus versiones.

Como avanza un proyecto con (o sin) apoyo de la Dirección

Al inicio

(atrás)

25% APOYA

50 % ES INDIFERENTE

25 % SE OPONE

Sin apoyo

(atrás)

25% APOYA

75 % SE OPONE

Con apoyo

(atrás)

75% APOYA!!

 

25 % SE OPONE

Paso 2) Realizar un buen relevamiento inicial

Para armar un plan de trabajo, debemos conocer claramente el estado de situación inicial. 

Cuanto más conozcamos sobre el  nivel previo de cumplimiento de los requisitos, mejor será nuestra planificación de las tareas y tendremos así muchas más probabilidad de cumplir con los plazos, costos y objetivo del proyecto de certificar ISO 9001. 

Un buen relevamiento inicial debería poder contestar preguntas como: 

  • ¿Cuál será el alcance del Sistema de gestión?
  • ¿Habrá exclusiones? (nota: las exclusiones son requisitos que no aplican)
  • ¿Existen requisitos de la norma ISO 9001 que ya se estén cumpliendo? ¿en qué grado?

Paso 3) Planificar el proyecto ISO

Cómo ya hemos comentado, un proyecto se caracteriza por tener un alcance definido, un alcance temporal y recursos disponibles (según PMI: «un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único«). 

En el paso número 2 comentamos que debíamos realizar un relevamiento inicial. Los datos surgidos del mismo servirán de imput para el plan de implementación. 

Cuanto mejor sea la planificación del proyecto, más control tendremos sobre el mismo. 

Paso 4) Diseño del sistema de gestión

En este paso, procederemos a definir los elementos constitutivos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y se estableceremos el soporte documental del mismo. 

Paso 5) Implementación

Aquí empieza el trabajo duro…

Esta etapa es, por lejos, la de mayor duración dentro del proyecto. Las tareas aquí son múltiples: 

  • dar formación inicial al personal involucrado sobre el sistemas de gestión
  • entrevista al personal de la empresa
  • desarrollo de documentación soporte
  • control del avance de las actividades
  • reuniones periódicas con la Dirección de la empresa para mantenerla al tanto del avance 
  • y al mismo tiempo, sortear todos los obstáculos que van surgiendo…

Pero a no asustarse, porque si existe el compromiso para llevar esto adelante, no importa el tamaño de la empresa ni las circunstancias, casi siempre se logra llegar a buen puerto (y a la certificación tan esperada). 

Después de todo y como alguna vez dijo un sabio «no se puede hacer una tortilla sin romper algunos huevos…» y certificar ISO 9001 no escapa a esto.

Existe también la posibilidad de contratar a consultores altamente especializados,para ahorrarnos dolores de cabeza y costos ocultos.

En general, nunca es una buena idea auto-medicar su empresa. La visión externa de un profesional idóneo puede generar cambios positivos, que serían difíciles de concretar sin la mirada idónea y carente de sesgo de un consultor.   

Paso 6) Auditoría interna

Si bien, la auditoría interna es uno de los requisitos de ISO 9001:2015, es a la vez una excelente oportunidad para evaluar el grado de implementación y madurez del Sistema de Gestión de la Calidad. 

Cuanto mejor sea el equipo auditor, más acertado será el diagnostico que surja de esta evaluación y nos encontraremos mejor preparados para recibir la última -y crucial- etapa final para la certificación: la auditoría externa.  

Paso 7) Auditoría externa

La auditoría externa, también conocida como «auditoría de tercera parte», es la etapa final en el camino hasta lograr certificar ISO 9001

A diferencia de la auditoría interna, la externa, es llevada a cabo por un equipo auditor (que puede estar compuesto por una o más personas) que representa al Organismo de Certificación y es quien finalmente recomendará al Organismo la certificación de la organización. 

En este punto, nuestra recomendación es siempre contratar a Organismos de Certificación reconocidos, que se encuentren acreditados por instituciones reconocidas para la norma de referencia (es decir, acreditado por un Organismo de acreditación).   

¿Finaliza la actividad una vez certificados?

Por suerte, no. Y decimos «por suerte» de forma sincera. ¿Por qué?

Porque si las actividades de un sistema  de gestión de la calidad finalizaran con la certificación misma, entonces no podríamos contar con los beneficios de una buena gestión. 

Certificar ISO 9001, nos ayudará a ser mas eficaces, a establecer mejor los objetivos, a definir y tratar los riesgos, a mejorar nuestro desempeño de calidad y a definir planes para la mejora, entre otras ventajas. 

Todo esto, finalmente será relevante para cimentar la sostenibilidad de la organización. 

Espero te haya gustado este post y como siempre, los comentarios y consultas siempre son bienvenidos. No dudes en dejar los tuyos.

Hasta la próxima!

Gonzalo Lorenzo

Autor

Consultor Independiente - Sistemas de gestión

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.